Tools für das Knowledge-Management

Rund ein Viertel seiner Arbeitszeit verbringt ein Mitarbeiter in der Regel mit der Suche nach relevanten Dokumenten und Informationen, die er für seine Arbeit benötigt. Das ist kaum verwunderlich, wenn man bedenkt, dass gut 85 Prozent aller unternehmensinternen Daten unstrukturiert abgelegt werden.

Rund ein Viertel seiner Arbeitszeit verbringt ein Mitarbeiter in der Regel mit der Suche nach relevanten Dokumenten und Informationen, die er für seine Arbeit benötigt. Das ist kaum verwunderlich, wenn man bedenkt, dass gut 85 Prozent aller unternehmensinternen Daten unstrukturiert abgelegt werden.

Um sie in Postfächern, Ordnern, internen Netzwerken und Archiven wiederzufinden, bedarf es einer Menge Geduld – oder aber einer zuverlässigen Search Engine.

Mit der Enterprise Search- Lösung Intrasearch des Bonner Software- und Beraterhauses BINSERV verfügen Unternehmen über das richtige Tool zum schnellen Auffinden wichtiger Dateien. Intrasearch bindet die unterschiedlichsten Quellen in die Suche mit ein: Neben Dateisystemen, Datenbanken und verschiedenen Laufwerken können je nach Unternehmensbedarf auch Mailserver, Archive, das unternehmenseigene Intranet, Sharepoint-Anwendungen, Websites, Blogs und Wikis durchsucht werden. Insbesondere die erweiterte Schnittstelle zu Microsoft Exchange dürfte vielen Unternehmen sehr entgegenkommen, denn die von BINSERV optimierte Suchmaschine spürt nicht nur E-Mails auf, sondern auch weitere Dokumententypen, die Outlook kennt, also auch Kalendereinträge, Aufgaben, Kontakte oder Notizen. Über Konnektoren können bei Bedarf weitere Quellen angeschlossen und Dateien indexiert werden.

Die eigentliche Suche funktioniert ähnlich wie gängige Suchmaschinen im Internet: Ein Mitarbeiter gibt einen oder mehrere Suchbegriffe ein. Intelligente Korrekturen und eine Autovervollständigungsfunktion erleichtern die Eingabe. Der Search Engine durchsucht anschließend alle angebundenen Quellen nach dem gesuchten Begriff, wobei dieser nicht zwingend im Dateinamen vorkommen muss, sondern beispielsweise auch im Dateiinhalt enthalten sein kann. Über einen Facettenfilter kann der Anwender seine Suche weiter einschränken. Die kürzlich neu hinzugekommene File-Server-Erweiterung bringt den Vorteil mit sich, dass Intrasearch nun auch Pfadlängen von über 256 Zeichen indizieren, finden und öffnen kann – damit ist der Suchmotor fit für alle alten und aktuellen Microsoft-Betriebssysteme.

Alle Suchergebnisse werden dem Nutzer in einer übersichtlichen Vorschau angezeigt. Von hier aus kann er sie auch gleich öffnen, um damit weiterzuarbeiten, oder aber zukünftige Suchtreffer abonnieren. Ein wesentlicher Punkt für Unternehmen mit einem sensiblen Dokumentenvorkommen ist dabei, dass die Lösung jedem Nutzer nur diejenigen Suchergebnisse anzeigt, die seinem Berechtigungsprofil entsprechen. Dabei setzt die Search Engine auf die vorhandene Benutzer- und Rechteverwaltung auf, so dass kein zusätzliches Berechtigungskonzept gepflegt werden muss.

Auch generell zeichnet sich die unternehmensinterne Suchmaschine von BINSERV dadurch aus, dass sie keinen hohen Implementierungsaufwand mit sich bringt, sondern sofort in Betrieb genommen werden kann. Klassischen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) oder Enterprise Content Mangement Systemen (ECMS) hat sie damit einige entscheidende Punkte voraus: Intrasearch ist nicht nur kostengünstiger, sondern auch schneller einsatzfähig und deutlich unkomplizierter in der Bedienung – ganz im Sinne der BINSERV-Devise: „Keep IT simple!"

Weitere Informationen finden Sie hier: www.intrasearch.de

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