Wie Dienstleister Unternehmen gezielt unterstützen können

Für kleinere und größere Unternehmen stellt sich immer wieder die Frage nach Effizienz. Wie lassen sich Arbeitsabläufe effizient gestalten und welche Aufgaben können Unternehmen problemlos auslagern?

Es gibt hier natürlich keine allgemeingültige Antwort. Eine Möglichkeit hat sich über die vergangenen Jahre bewährt: die Dienstleistung. Viele Unternehmen lagern einzelne Aufgaben oder Aufgabenpakete an Dienstleister aus, die sich dann ausschließlich um diesen Bereich kümmern und so die fest angestellten Mitarbeiter entlasten. Das bietet enorme Vorteile für Unternehmen.

Welche Dienstleistungen sind für mittlere und größere Unternehmen sinnvoll?

Die Dienstleistungsbranche boomt. Es gibt unzählige Angebote, von denen Unternehmen (angeblich) profitieren. Es ist wichtig, im Vorfeld konkret auszuwählen und zu überlegen, wo externe Dienstleister ein Unternehmen wirklich unterstützen können und welche Aufgaben lieber intern vergeben werden. Zu den beliebtesten Arbeitsbereichen, in denen Dienstleister beauftragt werden, gehören:

• Reinigungsservices durch spezielle Reinigungsunternehmen
• Hausmeisterarbeiten, auch Facility-Management genannt
• Backoffice und Recruiting, das von spezialisierten Dienstleistern übernommen wird
• Unternehmensberatung, um den wirtschaftlichen Erfolg im Fokus zu behalten
• Steuerberatung, die sich um Steuererklärungen und Rechnungsprüfung kümmert
• Web-Hosting und IT-Beratung, die für die technische und optische Ausführung des Webauftritts verantwortlich ist
• Marketing durch Influencer und spezielle Dienstleister

Es ist nicht sinnvoll, einfach blind all diese Aufgaben extern zu vergeben. Zunächst sollte eine Bestandsaufnahme erfolgen, um die Anforderungen festzulegen. Dann suchen Unternehmen gezielt nach Dienstleistungsunternehmen, die die entsprechenden Aufgabengebiete abdecken. So gibt es professionelle Dienstleister, die Backoffice und Personalvermittlung aus einer Hand anbieten. Hier lassen sich effiziente Möglichkeiten finden, einzelne Arbeiten gebündelt auszulagern und so nur wenige Dienstleister zu beauftragen.

Die Vorteile, einen Dienstleister mit festen Aufgaben zu betrauen

Es gibt viele positive Aspekte bei der Beauftragung von Dienstleistern. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen profitieren davon, Spezialisten für bestimmte Bereiche zu engagieren. Denn es würde viel Zeit und viele Ressourcen kosten, sich selbst in all diese Arbeitsbereiche einzuarbeiten. Die Zeitersparnis ist für kleinere Unternehmen ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung für einen externen Dienstleister. So können Backoffice-Dienstleister Fach- und Führungskräfte von zeitraubenden administrativen Tätigkeiten entlasten.. Auch Steuererklärungen für Unternehmen nehmen nehemen nicht nur viel Zeit in Anspruch sondern erfordern ein tiefes Fachwissen, das in kleinen Unternehmen kaum vorhanden ist. Ein externer Steuerberater kann kleine Unternehmen in vielerlei Hinsicht unterstützen.

Den finanziellen Aspekt sollten Unternehmen auch nicht aus dem Blick verlieren. Stellen größere Unternehmen für jeden Arbeitsbereich Experten ein, kostet sie das mitunter viel Geld. Einnahmen generieren die meisten der oben vorgestellten Bereiche nicht, zumindest nicht direkt. Ein Dienstleister hingegen gilt als Betriebsausgabe. Je nach Vertrasgestaltung fallen die Kosten für einen externen Dienstleister nur an, wenn dieser auch wirklich für das Unternehmen aktiv wird. Eine angestellte Fachkraft erhöht dagegen dauerhaft den Personalaufwand.

Je nachdem, für welchen externen Dienstleister sich Unternehmen entscheiden, profitieren sie von weiteren Vorteilen. Wer jemanden fürs Backoffice, für das Marketing oder für die Unternehmensberatung engagiert, erhält Zugriff auf ein breit gefächertes Netzwerk an Experten für verschiedenste Bereiche. Das kann unter anderem dann hilfreich sein, wenn das Unternehmen eine vakante Stelle neu besetzen möchte. Hier verfügen Dienstleister meist über einen großen Pool an möglichen Bewerbern, zu denen das Unternehmen Kontakt aufnehmen kann. Auch für andere Arten der Kooperation sind diese Kontakte hilfreich.

Darauf sollten Unternehmen bei der Wahl ihrer Unterstützung achten

Bevor sich ein Unternehmen für einen Dienstleister oder einen Arbeitsbereich entscheidet, macht es sich mit den verschiedenen Möglichkeiten vertraut. Es kennt bereits die eigenen Anforderungen und Wünsche und kann so genau abwägen, welche Art von Dienstleister infrage kommt. Nun geht es an die Wahl des passenden Partners. Hier gibt es einige Dinge, die relevant sind. So sollte sich der Partner in der jeweiligen Branche auskennen. Es gibt Dienstleister, die sich auf einzelne Branchen spezialisiert haben und nur mit Kunden dieser Bereiche zusammenarbeiten. Andere Dienstleister bedienen jede Branche und haben sich entsprechend breit aufgestellt. Beide Varianten bieten Vorteile. Wer auf ein breites Netzwerk aufseiten des Dienstleisters hofft, entscheidet sich eher für eine breite Aufstellung.

Seriosität und eine transparente Kommunikation sowie gegenseitiges Vertrauen sind auf beiden Seiten wichtig, um erfolgreich zusammenzuarbeiten. Dies lässt sich bereits in einem Erstkontakt und einer Erstberatung feststellen: Reagiert der Dienstleister in angemessener Zeit auf die Anfrage und erfolgt die Kommunikation transparent? So können Unternehmen schnell feststellen, welcher Dienstleister zu den eigenen Anforderungen passt. Bei einer vertrauensvollen Zusammenarbeit profitieren dann beide Seiten und das Unternehmen kann sich langfristig aufs Kerngeschäft fokussieren.