Wie Unternehmen dank Digitalisierungsmaßnahmen regulatorische Anforderungen meistern

Regulatorische Anforderungen entwickeln sich in einem Tempo weiter, das viele Unternehmen vor erhebliche Hürden stellt. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an Transparenz, Dokumentation und Nachvollziehbarkeit.

Ob Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) oder die bevorstehende Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich, Unternehmen sollten ihre Prozesse anpassen, möchten sie konform bleiben. Digitale Lösungen sind dabei ausschlaggebend.

Automatisierung als Erfolgsgarant

Bei einer beachtlichen Zahl von Unternehmensprozessen wird durch den gezielten Einsatz einer digitalen Lösung, zum Beispiel beim Erstellen, Übermitteln und Archivieren von Rechnungen, ein hoher Automatisierungsgrad erreicht. Eine speziell entwickelte Softwarelösung für E-Rechnungen hilft unter anderem dabei, manuelle Fehler zu vermeiden und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen. Hierbei handelt es sich um einen Aspekt, den die Finanzverwaltungen inzwischen genau prüfen.

Ein erster Schritt bei der digitalen Transformation von Unternehmen besteht auch deshalb generell darin, wiederkehrende und manuelle Abläufe kritisch zu hinterfragen. Nur wenn man seine Geschäftsprozesse genau analysiert, erkennt man schließlich, welche Schritte sich durch Automatisierung effizienter gestalten lassen. Dabei geht es um Kostensenkungen ebenso wie um Qualitätssteigerung und Skalierbarkeit. Automatisierungspotenziale frühzeitig zu identifizieren ist letztlich maßgeblich, möchte man als Unternehmer die eigenen Wettbewerbsvorteile nachhaltig sichern.

Strategischer Erfolgsfaktor digitale Compliance

Compliance wird oft mit Strafvermeidung oder interner Kontrolle assoziiert. Tatsächlich belegen allerdings Studien, wie die Noerr Compliance-Studie 2021, dass Unternehmen mit etablierten Compliance-Management-Systemen seltener rechtliche Verstöße verzeichnen und effizienter sowie wettbewerbsfähiger agieren. Die Digitalisierung verstärkt diesen Effekt, wenn sie nicht isoliert als IT-Thema betrachtet wird und sich stattdessen als Teil der unternehmerischen Governance-Struktur etabliert.

Aufgaben digitaler Werkzeuge in der Compliance

Digitale Werkzeuge machen Regelverstöße sichtbar, standardisieren Workflows und erleichtern die Dokumentation. Unternehmen, die Compliance als strategisches Handlungsfeld begreifen, erkennen darum Risiken frühzeitig und steuern interne Ressourcen besser. Bei der Auswahl digitaler Werkzeuge zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben sollten Unternehmen darauf achten, dass die Software aktuelle gesetzliche Anforderungen abbildet und regelmäßig aktualisiert wird. Ebenso maßgeblich ist die transparente Dokumentation aller Vorgänge, sodass bei Prüfungen nachvollziehbare Nachweise vorweisbar sind. Schließlich sollte das gewählte Tool datenschutzkonform arbeiten und über verlässliche Zugriffs- und Rollensteuerungen verfügen.

Die E-Rechnungspflicht als Anlass zur Prozessoptimierung

Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland beschlossen, die E-Rechnung im B2B-Bereich ab 2025 verpflichtend einzuführen. Viele Unternehmen unterschätzen die damit verbundenen Umstellungen, denn es geht um den Austausch eines Dateiformats und zugleich um die vollständige Integration strukturierter Datenformate (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung) in die Unternehmensprozesse.

Setzen Unternehmen frühzeitig auf entsprechende Lösungen, kommt ihnen das gleich mehrfach zugute. Durchgängige Workflows vom Angebot bis zur Buchung schaffen Transparenz, minimieren manuelle Eingriffe und erfüllen die gesetzlichen Vorgaben automatisch. Insbesondere in mittelständischen Unternehmen schlummert hier noch viel Potenzial.

Folgende Inhalte gehören zwingend in eine E-Rechnung

• Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und Empfänger
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Liefer- bzw. Leistungsdatum
• Art und Menge der gelieferten Gegenstände oder Dienstleistungen
• Netto-Betrag, Steuersatz(e), Steuerbetrag und Brutto-Gesamtbetrag
• Elektronisches Format gemäß EN 16931

All diese Angaben sind zur steuerlichen und technisch korrekten Verarbeitung der E-Rechnung notwendig.

Mit dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) ist Dokumentation Pflicht

Seit Januar 2023 gilt das LkSG für Unternehmen ab 3.000 Beschäftigten, seit 2024 bereits ab 1.000 Mitarbeitern. Betroffen sind Unternehmen entlang der gesamten Lieferkette, selbst wenn sie „nur“ Zulieferer eines größeren Betriebs sind. Die Anforderungen umfassen Risikoanalysen, Präventionsmaßnahmen, das Beschwerdemanagement und vor allem die revisionssichere Dokumentation.

Die Digitalisierung schafft hier eine essenzielle Grundlage, denn digitale Lieferkettenplattformen und Risikomanagement-Tools helfen, Daten zu konsolidieren, Maßnahmen zu steuern und die Nachweispflicht gegenüber Behörden zu erfüllen.

Ein Beispiel: Die Bundesanstalt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) verlangt einen jährlichen Bericht. Automatisierte Prozesse verringern den hiermit verbundenen Aufwand für betroffene Unternehmen erheblich.

Datenschutz bleibt Dauerbrenner

Auch mehrere Jahre nach Inkrafttreten der DSGVO ist der Datenschutz kein Selbstläufer. Laut Bitkom befürchten 41 Prozent der Unternehmen, den Überblick über ihre datenschutzrechtlichen Verpflichtungen zu verlieren. Hier helfen technische Maßnahmen, aber diese sollten in ein übergreifendes Datenschutzkonzept eingebettet sein. Sie erleichtern dann im Idealfall den DSGVO-konformen Umgang mit Dokumenten und Daten, erinnern an Erstellungspflichten und Datenschutzmaßnahmen und bieten den Nutzern hilfreiche Informationen für die Umsetzung.

Tools zur automatisierten Rechte- und Rollenzuweisung, zur Verwaltung von Einwilligungen oder zur pseudonymisierten Datenverarbeitung erleichtern den Alltag. Gleichzeitig ist die IT-Sicherheit Teil der Datenschutz-Compliance. Firewalls, Verschlüsselung und Backups sind technische Standards und regulatorisch erforderlich.

Transparente Prozesse durch digitale Archivierung

Die revisionssichere Ablage geschäftsrelevanter Unterlagen, von Angeboten bis zu Geschäftsbriefen, ist gesetzlich vorgeschrieben. Viele Unternehmen lagern diese Verantwortung noch immer in heterogene Ordnerstrukturen aus, was einen entsprechend hohen Suchaufwand im Prüfungsfall mit sich bringt. Digitale Archivlösungen, idealerweise mit GoBD-Zertifizierung, schaffen hier Abhilfe, denn sie erlauben eine Volltextsuche, eine versionierte Ablage und eine eindeutige Rechtevergabe. Besonders in Hinblick auf steuerliche Betriebsprüfungen oder interne Audits reduziert sich der Vorbereitungsaufwand auf diese Weise erheblich.

Anforderungen, die digital abbildbar sind

Zahlreiche regulatorische Pflichten lassen sich durch den Einsatz passender Softwarelösungen systematisch erfüllen. Im Finanz- und Rechnungswesen organisiert und steuert die passende Software zum Beispiel

• GoBD-konforme Buchhaltung und revisionssichere Archivierung
• E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format
• Automatisierte Umsatzsteuervoranmeldung

Hinsichtlich der unternehmensübergreifenden Compliance kümmern sich geeignete Systeme unter anderem um das LkSG-konforme Lieferkettenmanagement, das Datenschutz-Management (inkl. Audit-Trail) und Hinweisgeberschutzsysteme gemäß EU-Richtlinien. Diese Funktionen sind mittlerweile auch in KMU-gerechten Tools verfügbar, modular, cloudbasiert und skalierbar.

Kultureller Wandel als Voraussetzung

So sinnvoll digitale Lösungen sind, ohne das richtige Mindset bleiben sie Stückwerk. Compliance sollte darum als integraler Bestandteil der Unternehmenskultur verankert werden, was nicht als Projekt, vielmehr als Prozess gelingt. Das bedeutet, dass Transparenz über alle Ebenen, regelmäßige Schulungen und ein offener Umgang mit Fehlern zwingend erforderlich sind. Führungskräfte nehmen hier eine maßgebliche Position ein, denn sie definieren Standards und leben sie vor. Gleichzeitig benötigen sie valide Informationen, möchten sie strategisch und mit Weitblick steuern. Genau hier helfen digitale Dashboards, Reports und Frühwarnsysteme.

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Beitragsbild erstellt mit Bing Image Creator und Canva