Change Management zur Begleitung der Digitalisierung

Die digitale Transformation hält Einzug in immer mehr Unternehmen. Die Gründe dafür sind vielfältig, beispielsweise höhere Effizienz, Anreize für begehrte Fachkräfte, Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit. Damit die Digitalisierung Unternehmen etabliert werden kann, braucht es die Unterstützung der Mitarbeiter. Oftmals sind es jedoch gerade sie, die zum Bremsklotz des Vorhabens werden.

Ihren Ängsten und Verunsicherungen gegenüber den neuen Prozessen lässt sich mit einem maßgeschneiderten Change Management begegnen.

Änderungen im Unternehmen durch die Digitalisierung: Erfassung der Ist-Situation bringt Klarheit

Kaum ein Unternehmen kann sich heute noch den Digitalisierungsfortschritten entziehen. Dieser Wandel vereinfacht und beschleunigt nicht nur externe und interne Prozesse, sondern kann auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden steigern. Doch die Integration neuer Programme und Anwendungen kann auch für manche Mitarbeitende überfordern sein. Das Ergebnis: Sie boykottieren den Digitalisierungsfortschritt nicht nur aktiv, sondern häufig auch durch (ungewollte) Demotivation am Arbeitsplatz.

Weniger leistungsbereite Mitarbeitende sind langfristig nicht nur schlecht für das betriebliche Klima, sondern auch auf die Arbeitsqualität und Effizienz. Grund genug für Unternehmen, ein maßgeschneidertes Change Management zu etablieren, um die Mitarbeitenden mit einzubeziehen; mögliche Fragen zu beantworten und Ängste zu nehmen.

Umsetzung des Change Managements in der Praxis

Bollin Consulting und andere Experten wissen, wie sie die Veränderungen im Unternehmen bestmöglich etablieren und dabei alle Beteiligten einbeziehen. Dabei arbeiten sie beispielsweise mit folgenden Schritten:

1. Frühzeitig und oft kommunizieren

Alle Beteiligten sollten stets genau wissen, was wann und warum passiert. Transparenz ist der Schlüssel zur Steuerung von Erwartungen und zur Vermeidung von Missverständnissen. Zur glasklaren Kommunikation gehören auch konkrete Angaben zu Umsetzungsterminen. Wissen Mitarbeitende beispielsweise, dass es neue Software-Lösungen für ihren Bereich zum Jahreswechsel gibt, können sie sich bereits gedanklich und organisatorisch darauf vorbereiten (u. a. mit der Erstellung von Backups oder Anpassung der Ordnerstruktur).

2. Mitarbeitende in den Prozess einbeziehen

Am meisten betroffen sind die Mitarbeitenden von den Veränderungen im Unternehmen. Deshalb ist es wichtig, sie von Anfang an in die Prozesse einzubeziehen. Die Frage nach ihrer Meinung, wie sich die Änderungen am besten umsetzen lassen und welche Herausforderungen sie dabei sehen, ist Gold wert und vermeidet so manche Irritation.

3. Auf Widerstand vorbereitet sein

Veränderungen können schwierig sein, selbst wenn sie Besserungen bringen. Es wird mit Sicherheit irgendjemand geben, der Bedenken äußert oder der Veränderung kritisch gegenüber eingestellt ist. Statt diesen Widerstand zu ignorieren, wird er ernst genommen. Es gilt, sich Zeit zur Beantwortung der Fragen und zur sachlichen Zerstreuung der Bedenken zu nehmen.

4. Digitalisierungsvorhaben schrittweise umsetzen

Damit das Digitalisierungsvorhaben zum Erfolg wird, ist eine genaue Planung erforderlich. Statt alles auf einmal zu realisieren, hilft ein Etappen-Fahrplan. Durch die einzelnen Schritte haben auch die Mitarbeitenden weit, sich an die neuen Prozesse und Abläufe zu gewöhnen. Zudem lassen sich nach den einzelnen Umsetzungsphasen Resümees ziehen und mögliche Anpassungen/Verbesserungen für die nächsten Etappen etablieren.

5. Schulungen, wann immer notwendig

Viele neue Tools stellen Mitarbeitende vor eine große Herausforderung bei der Anwendung. Einige sind vielleicht mit einer Softwarelösung nicht vertraut, andere haben gemeinhin wenig Affinität für IT. Um Ängste und Unsicherheiten bei der Anwendung abzubauen, helfen Schulungen und andere Unterstützungen weiter. Mitarbeitende, die ihre Arbeitsmittel gut beherrschen, sind laut Experten deutlich motivierter und werden ihre Aufgaben noch souveräner erledigen.

Inhouse-Schulungen sind häufig besonders effizient, denn sie ermöglichen eine praxisnahe Anwendung und sparen zudem Zusatzkosten für Anreise, Schulungsort und Co. Eine weitere Möglichkeit der Weiterbildung sind kleine Lerngruppen im Unternehmen selbst. So könnten Mitarbeitende, die sich mit dem Thema deutlich besser auskennen, ihren Kollegen die Anwendungen erklären und in einem vertrauten Umfeld näherbringen. Das stärkt gleichzeitig das Zusammengehörigkeitsgefühl im Team und sorgt für eine bessere Arbeitseffizienz.

6. Erfahrungsaustausch

Nichts bringt die vorhandene Motivation der Belegschaft schneller zum Erliegen als leicht vermeidbare Fehler. Digitalisierungsprojekte sind vielleicht noch für das einzelne Unternehmen eine neue Herausforderung, jedoch nicht für den gesamten deutschen Mittelstand. Viele Unternehmen haben diese Chance schon genutzt, haben dabei Fehler gemacht, Probleme bewältigt und wertvolle Erfahrungen gesammelt.

Deshalb sollte allen an dem Digitalisierungsprojekt beteilgten Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben werden, sich unternehmensübergreifend mit ihren Fachkollegen austutauschen. Fachsymposien, Konferenzen, Arbeitsgruppen, bilaterale Treffen - alle vorhandenen Möglichkeiten sollten genutzt werden.

7. Gemeinsame Erfolge feiern

Jeder neue Digitalisierungs-Meilenstein darf gern gefeiert werden. Auf diese Weise zeigen Unternehmen ihren Mitarbeitenden Wertschätzung und sagen Dank, dass sie die Bemühungen mittragen und sich dafür stark machen.

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Bildquelle https://pixabay.com/de/photos/treffen-erwachsene-gesch%c3%a4ft-4784909/