Timeboxing – Aufgabenplanung über Kalender statt Todo-Liste

Wer kennt das nicht: Der Kalender ist voll mit Meetings, dazwischen hetzt man von einer Aufgabe zur nächsten – und am Ende des Tages bleibt das Gefühl, wenig geschafft zu haben. Viele stehen vor der Herausforderung, ständig Aufgaben zu priorisieren und sich Zeit für wirklich wichtige Themen freizuhalten. Eine Methode, die dabei unterstützen kann, ist das sogenannte Timeboxing. 

Was ist Timeboxing?

Timeboxing – auch bekannt als Timeblocking - ist eine Produktivitätstechnik aus dem Bereich der Zeit- und Aufgabenplanung.

Diese Methode kommt (fast) ohne To-do-Listen aus. Stattdessen werden im Kalender nicht nur feste Termine eingetragen, sondern für jede größere Aufgabe wird im Kalender ein festes Zeitfenster reserviert. Kleinere und ähnliche Aufgaben werden in Sammelposten wie „Mails bearbeiten“ oder „Admin-Aufgaben“ zusammengefasst.

Damit geht es beim Timeboxing darum, konkrete Zeiträume zu definieren, in denen bestimmte Tätigkeiten erledigt werden. Die Methode zwingt zur aktiven Entscheidung, wann eine Aufgabe bearbeitet wird und wieviel Zeit dafür bereitgestellt wird.

Zwei bekannte Befürworter der Aufgabenplanung über den Kalender sind der amerikanische Autor Cal Newport und der deutsche Unternehmer Lars Bobach.

Cal Newport, Autor von Büchern wie Deep Work und Slow Productivity, berichtet in seinem Podcast regelmäßig, wie er selbst seinen Tag und seine Arbeit mit Timeblocking orgnisiert (Beispiel: Episode Reclaim Your Time)

Lars Bobach hat bereits verschiedene Produktivitätssysteme ausprobiert und befürwortet seit einiger Zeit die Aufgabenplanung über den Kalender. In seinem Blog schreibt er

„ToDo-Listen sind nicht die Lösung für Dein Produktivitätsproblem – sie sind oft dessen Ursache.“
„Statt Dich von einer endlosen Liste treiben zu lassen, solltest Du Deine Aufgaben bewusst planen und hinterfragen. Denn nur so gewinnst Du echte Kontrolle über Deinen Tag zurück.“

Die Vorteile von Timeboxing

Der wohl größte Vorteil von Timeboxing liegt darin, dass man vorab die wichtigsten Aufgaben für den Tag fest einplant und diesen somit Priorität einräumt.

Die Realität sieht ja bei vielen so aus, dass man äußeren Impulsen folgend von Reaktion zu Reaktion springt, vor dem Meeting noch schnell einen Punkt von der To-do-Liste dazwischen quetscht und am Ende des Tages wieder nicht alles geschafft hat.

Die durch Timeboxing im Kalender reservierten Zeitfenster sorgen dagegen dafür, dass wichtigen Aufgaben ausreichend Zeit bereitgestellt wird.

Weitere Vorteile sind:

Fokuszeit für wichtige Projekte:
Durch gezielte Timeboxen lassen sich störungsfreie Zeitfenster für strategisch wichtige oder kreative Aufgaben blocken, bevor sich Meetings oder Ad-hoc-Anfragen in den Kalender drängen.

Strukturierterer Arbeitstag:
Der Arbeitstag erhält eine klare Struktur. Statt sich durch spontane Entscheidungen treiben zu lassen, arbeiten Sie Ihren Plan ab – mit der Sicherheit, dass für alles Wesentliche ein Platz vorgesehen ist.
Dabei können Sie auch ihren persönlichen Rhythmus berücksichtigen und anspruchsvolle Tätigkeiten gezielt auf die Zeiten legen, zu denen Sie sich am besten konzentrieren können.

Disziplin statt Perfektionismus:
Timeboxing hilft dabei, Perfektionismus einzudämmen. Wer weiß, dass er für eine Aufgabe 45 Minuten hat, wird sie mit hoher Wahrscheinlichkeit in 45 Minuten schaffen. Ohne diese selbst auferlegte Begrenzung neigt man dazu, sich in Details zu verlieren.

Bessere Zeiteinschätzung:
Timeboxing fördert das Bewusstsein dafür, wie lange Aufgaben tatsächlich dauern – und sensibilisiert für unrealistische Planungen. So wird eine Timebox-Planung mit der Zeit immer treffsicherer.

Timeboxing – Nützliche für jeden Einzelnen und im Team.

Timeboxing kann sowohl für die eigene Tages- oder Wochenplanung genutzt werden als auch im Team- oder Projektkontext:

Individuell: Fach- und Führungskräfte, Selbständige und Wissensarbeiter nutzen Timeboxing, um Fokuszeit für strategische Themen zu reservieren, administrative Aufgaben zu bündeln oder auch regelmäßige Routinen wie E-Mails und Follow-ups effizient zu bearbeiten.

Team oder Projektmanagement: In agilen Projekten wird Timeboxing bereits seit Langem eingesetzt – etwa in Form von zweiwöchigen Sprints. Auch Meetings profitieren von festgelegten Zeitfenstern: Ein klarer Zeitrahmen diszipliniert den Ablauf und fördert zielgerichtete Diskussionen.

Wann ist Timeboxing besonders sinnvoll?

Die Methode eignet sich besonders in folgenden Situationen:

• Wenn Sie das Gefühl haben, im Tagesgeschäft unterzugehen und keine Zeit für wichtige Aufgaben zu finden.
• Wenn Sie zu viele kleine Aufgaben zwischendurch erledigen und dabei den Überblick verlieren.
• Wenn Sie dazu neigen, Aufgaben „offen“ zu lassen und keinen Abschluss finden.
• Wenn Sie sich regelmäßig zu viel für einen Tag vornehmen.

So funktioniert Timeboxing – eine Kurzanleitung

Aufgaben erfassen: Welche Aufgaben stehen heute oder in dieser Woche an?

Zeitaufwand einschätzen: Wie lange wird jede Aufgabe voraussichtlich dauern?

Kalenderblocker setzen: Tragen Sie für jede Aufgabe ein realistisches Zeitfenster in den Kalender ein – inklusive Start- und Endzeit.

Pufferzeiten einplanen: Lassen Sie bewusst Freiräume zwischen den Timeboxen, um Unvorhergesehenes aufzufangen oder kurze Pausen zu machen.

Abarbeiten – aber flexibel bleiben: Halten Sie sich so gut wie möglich an Ihre Planung. Wenn etwas nicht klappt, verschieben Sie die Aufgabe aktiv statt sie zu ignorieren.

Häufige Fragen zu Timeboxing

Was passiert, wenn eine Aufgabe länger dauert als geplant?

Timeboxing ist keine starre Planung. Wenn eine Aufgabe den Zeitrahmen sprengt, passen Sie Ihre Planung bewusst an. Sie können:

• Die weiteren Aufgaben bzw. Zeitblöcke des Tages verschieben, kürzen oder anders anordnen,
• Eingeplante Pufferzeiten nutzen,
• Für die nicht abgeschlossene Aufgabe einen neuen Zeitslot zur Fertigstellung einplanen.

Dieses Vorgehen können Sie auch anwenden, wenn ungeplante Termine oder Aufgaben außerhalb Ihrer Kontrolle auftauchen. Sie können ihre Timebox-Planung jederzeit anpassen. Das Gute ist, dass Sie durch diese Anpassung eine gewisse Kontrolle über Ihre Zeit behalten. Sie werden nicht das Gefühl haben, in unerledigten Aufgaben regelrecht unterzugehen.

Wie gehe ich mit vielen kleinen Aufgaben um?

Kleine Aufgaben (z. B. E-Mails, Rückrufe, kurze Abstimmungen) können in einem gemeinsamen Block zusammengefasst werden – z. B. als „Admin-Zeit“ oder „Kommunikationsblock“. So vermeiden Sie ständige Kontextwechsel.

Cal Newport empfiehlt dafür, konsequent „Office Hours“ einzurichten – Zeitblöcke, in denen Sie für Kommunikation zur Verfügung stehen. In diesen Zeitfenstern kann man Sie anrufen oder vorbeikommen, Sie antworten auf Nachrichten und Mails.

Analog oder digital?

Beides geht.

Für die analoge Variante können Sie jeden Kalender mit einer stundenweisen Tageseinteilung verwenden. Es genügt aber auch, auf einem A4-Blatt senkrecht die Stunden einzutragen und daneben die Timeboxen für den Tag zu verteilen.

Digital eignet sich jede Kalender-App. Die digitale Variante hat den Vorteil, dass sie auch bei Änderungen übersichtlich bleibt. Es ist kein Radieren, Durchstreichen und Überschreiben nötig.

Wie realistisch müssen die Zeitangaben sein?

Sehr realistisch. Die Methode steht und fällt mit Ihrer Fähigkeit, Zeitaufwand korrekt einzuschätzen. Wer zu optimistisch plant, scheitert schnell.

Wenn Sie neu mit Timeboxing beginnen, können sie zunächst die Zeiten großzügiger schätzen und mehr freie Pufferzeiten berücksichtigen. Schon nach wenigen Tagen werden Sie ein besseres Gefühl dafür bekommen, wieviel Zeit Sie tatsächlich für bestimmte Tätigkeiten benötigen. So kommen Sie schnell zu realistischen Planungen.

„Ist Timeboxing nicht zu starr? Wo bleibt meine Flexibilität?“

Wie schon beschrieben können Sie ihre Zeitplanung jederzeit korrigieren und anpassen. Das ist kein von außen auferlegter Plan. Wenn Sie sich jedoch auf diese Weise zu viel Freiheit geben und Ihre eigene Planung nicht ernst nehmen, werden Sie bald wieder in alte Gewohnheiten zurückfallen.

Timeboxing ist keine starre Vorgabe, sondern Ordnung im alltäglichen Aufgaben-Chaos. Die Methode gibt Ihnen das beruhigende Gefühl, dass nichts untergeht und dass für Ihre wichtigsten Aufgaben genug Zeit bleibt. Das nimmt viel Stress aus dem Arbeitstag.

Fazit

Timeboxing ist eine pragmatische Methode, um Struktur in den Arbeitstag zu bringen und bewusst Zeit für Wesentliches zu schaffen. Die Kombination aus Flexibilität und Disziplin sich selbst gegenüber gibt das Gefühl der Kontrolle über die eigene Zeit zurück. Es braucht etwas Übung, um die Technik in den Alltag zu integrieren – doch der Effekt ist oft spürbar: mehr Fokus, mehr Kontrolle, weniger Stress.

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Beitragsbild erstellt mit Bing Image Creator und Canva