Buchhaltungs-Workflows: Ein Blick hinter die Kulissen und die Bedeutung der Teamarbeit

Eine gut organisierte Buchhaltung ist das Herzstück jedes Unternehmens, das sicherstellen möchte, dass seine Finanzdaten jederzeit aktuell und aussagekräftig sind.

Es gibt schon lange nicht mehr die eine Buchhaltung. Das Buchhaltungs-Team hat vielfältige Aufgaben und Funktionen und ist über zahlreiche Schnittstellen eng mit vielen anderen Unternehmensfunktionen verbunden.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick hinter die Kulissen der Buchhaltungs-Workflows und erklären, warum jeder Manager die Qualität der Buchhaltung im Unternehmen im Auge behalten sollte.

Funktionen und Aufgabenverteilung in der Buchhaltung

In der Buchhaltung hat jedes Teammitglied klar definierte Aufgaben, die sicherstellen, dass alle finanziellen Aspekte des Unternehmens präzise verwaltet werden. Diese eindeutige Aufgabenverteilung macht es möglich, dass die finanziellen Daten gezielt verarbeitet werden und dadurch eine solide Basis für strategische Entscheidungen bieten. Die folgenden sind die Hauptrollen innerhalb des Buchhaltungsteams und ihre jeweiligen Aufgaben:

• Die Finanzbuchhalter erfassen alle finanziellen Transaktionen und erstellen detaillierte Finanzberichte, die es dem Management ermöglichen, den finanziellen Zustand des Unternehmens zu überwachen und strategische Entscheidungen zu treffen.
  
  
• Die Debitorenbuchhalter verwalten die Eingangsrechnungen und sorgen dafür, dass alle offenen Forderungen zeitnah eingezogen werden, um den Cashflow des Unternehmens aufrechtzuerhalten und Liquiditätsengpässe zu vermeiden.
  
  
• Die Kreditorenbuchhalter bearbeiten die Ausgangsrechnungen und stellen sicher, dass Lieferanten und Dienstleister pünktlich bezahlt werden, um zum einen Mahngebühren zu vermeiden und zum anderen gute Geschäftsbeziehungen aufrechtzuerhalten.
  
  
• Die Lohnbuchhalter berechnen die Gehälter der Mitarbeiter und kümmern sich um die fristgerechte Auszahlung und sorgen in diesem Zusammenhang auch dafür, dass alle gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf Lohnsteuer und Sozialabgaben erfüllt werden.
  
  
• Die Controller überwachen die finanzielle Planung, erstellen Budgets, prognostizieren zukünftige finanzielle Entwicklungen und identifizieren finanzielle Risiken und Chancen, um die Unternehmensführung bei ihrer strategischen Planung zu unterstützen.

Die typischen Workflows in der Buchhaltung

Damit alle finanziellen Aktivitäten im Unternehmen korrekt durchgeführt werden, sind effiziente Workflows erforderlich. Das gilt insbesondere im Hinblick auf die Verarbeitung der einzelnen Rechnungen und den Monatsabschluss. In vielen Unternehmen kommt dafür moderne Software für die Buchhaltung zum Einsatz, die diese Prozesse nicht nur erleichtert, sondern größtenteils auch automatisiert.

Die Rechnungsverarbeitung als eingespielter Prozess

Bei der Verarbeitung der Rechnungen geht es darum, alle Eingangsrechnungen zunächst korrekt zu erfassen und in weiterer Folge pünktlich zu bezahlen. Auch wenn es in jedem Unternehmen Spezifika gibt, die dabei berücksichtigt werden müssen, gibt es dafür einen klar strukturierten Kernprozess.

1. Zu Beginn erfasst der Kreditorenbuchhalter die eingehenden Rechnungen. Dabei werden die Rechnungsdetails in das Buchhaltungssystem eingegeben und auf Richtigkeit überprüft.
   
   
2. Nachdem die Rechnungen erfasst sind, durchlaufen sie einen Genehmigungsprozess, bei dem sie von den zuständigen Personen überprüft und freigegeben werden. Dadurch wird sichergestellt, dass nur berechtigte Zahlungen vorgenommen werden.
   
   
3. Nach der Genehmigung werden die Rechnungen beglichen und die Zahlungen im System verbucht, um die finanziellen Transaktionen nachvollziehbar zu dokumentieren.

Der Monatsabschluss: Die Stunde der Wahrheit in der Buchhaltung

Am Ende jedes Monats wird ein Monatsabschluss durchgeführt, bei dem alle finanziellen Transaktionen eines Monats zusammengetragen, überprüft und in den Büchern abgeschlossen werden. Das ist wichtig, um die finanzielle Integrität des Unternehmens regelmäßig zu gewährleisten. 

1. Zunächst werden dafür alle finanziellen Transaktionen des Monats zusammengetragen und überprüft. Dazu gehört die Erfassung aller Einnahmen, Ausgaben und sonstigen finanziellen Bewegungen.
   
   
2. Anschließend werden die Konten abgestimmt, um sicherzustellen, dass alle Buchungen korrekt sind. Dabei erfolgt ein Check, ob die erfassten Transaktionen mit den Kontoauszügen und internen Aufzeichnungen übereinstimmen.
   
   
3. Danach werden die monatlichen Finanzberichte erstellt und an die Geschäftsführung verteilt.

Die Dauer des Monatsabschlusses variiert und oftmals liegen die Ergebnisse erst nach zehn bis 20 Tagen vor. Das Management benötigt jedoch häufig deutlich schneller verlässliche Zahlen, um das Unternehmen steuern zu können. Mit einem straffen Prozess für den Monatsabschluss kann die Dauer auf maximal vier bis fünf Tage verkürzt werden.

Zusammenarbeit mit Stakeholdern und anderen Teams

Die Buchhaltung ist keine isolierte Einheit. Ihre Mitarbeiter arbeiten daher eng mit verschiedenen Teams zusammen, um einen reibungslosen Geschäftsablauf zu gewährleisten. Der Einkauf liefert beispielsweise alle Informationen über Bestellungen und eingehende Rechnungen, die in der Buchhaltung erfasst werden müssen, denn ohne diese Daten ist keine korrekte Erfassung der Kreditorenrechnungen möglich.

Die Abteilungen Vertrieb und Marketing teilen Verkaufsdaten, die für die Umsatzbuchhaltung und das Forderungsmanagement relevant sind und dem Buchhaltungs-Team dabei helfen, alle Einnahmen korrekt zu erfassen und offene Forderungen möglichst zeitnah einzuziehen.

Die Personalabteilung stellt der Lohnbuchhaltung Informationen über Gehälter, Boni und andere Mitarbeitervergütungen bereit, die in weiterer Folge dort korrekt verarbeitet werden, damit alle Mitarbeiter pünktlich und korrekt bezahlt und darüber hinaus alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Zusätzlich arbeitet die Buchhaltung mit externen Stakeholdern wie Wirtschaftsprüfern, Banken und Steuerbehörden zusammen.

Sicherheit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit in der Buchhaltung: Nutzerverwaltung und Änderungshistorie

Sicherheit und Transparenz gehören in der Buchhaltung zu den wichtigsten Themen. Um den Zugang zu den sensiblen Daten zu kontrollieren, ist primär eine gut organisierte Nutzerverwaltung wichtig. Dabei stellen Benutzerrollen mit unterschiedlichen Rechten sicher, dass jeder nur die Informationen einsehen kann, die er tatsächlich für seine Arbeit benötigt und kritische Daten geschützt bleiben. Für zusätzlichen Schutz sorgt in diesem Fall eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zusätzlich zur Eingabe des Passworts und Zugriffsprotokolle, die alle Aktivitäten aufzeichnen und dadurch ermöglichen, unbefugte Zugriffe nachzuverfolgen.

Wichtig: In der Buchhaltung ist es besonders wichtig, jede Änderung im System nachverfolgen zu können, denn dadurch können Fehler schnell identifiziert und korrigiert werden, bevor sie größere Probleme verursachen, weil sich etwa die Fehler in die Finanzberichte des Unternehmens übertragen.

Warum sind gut organisierte Buchhaltungs-Workflows so wichtig?

Gut organisierte Buchhaltungs-Workflows sind vor allem wichtig für die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens und sorgen dafür, dass alle finanziellen Prozesse reibungslos ablaufen und aktuelle Finanzdaten genau erfasst werden. Diese Daten sind die Grundlage für strategische Entscheidungen und helfen dem Management, die finanzielle Lage des Unternehmens stets im Blick zu behalten.

Genau deshalb sind regelmäßige Überprüfungen der Buchhaltungsprozesse für das Management zwingend geboten, um sicherzugehen, dass diese nicht nur effizient, sondern vor allem fehlerfrei funktionieren. Denn nur dadurch können potenzielle Risiken frühzeitig erkannt und langfristig die Stabilität des Unternehmens gesichert werden.