Effizient dank Personalzeiterfassung

Zu einer modernen Unternehmenskultur gehört längst auch ein vertrauensvoller und transparenter Umgang mit dem Thema Arbeitszeit.

Ein gutes System zur Personalzeiterfassung sorgt für diese Transparenz und steigert gleichzeitig die Effizienz im Unternehmen. Moderne Personalzeitsoftware automatisiert zahlreiche Einzelschritte, die früher manuell erledigt wurden.

Doch auch die Mitarbeiter profitieren. Wer an die Personalzeiterfassung denkt, denkt oft erst einmal an den vermeintlichen Mehraufwand, den Mitarbeiter durch eine solche Software haben. Falsch gedacht, denn die richtige Software sorgt für Effizienz!

Das Erfassen von Kommen- und Gehen-Buchungen ist für Mitarbeiter mit der richtigen Software kein Aufwand. Dank moderner Technologie halten sie einfach ihre Karte/ihren Chip vor ein Lesegerät, bevor sie das Büro betreten. Dadurch wird die Buchung innerhalb von wenigen Sekunden erfasst.

Auf der anderen Seite spart eine Software zur Personalzeiterfassung viel Geld durch Effizienzgewinne und die Eliminierung von Fehlerquellen, z.B.

• Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen werden automatisch vom GKV-Server abgefragt
• Urlaube können über die Software angefragt und genehmigt werden
• Pausen werden automatisch eingebucht
• Arbeitszeiten können via Projektzeiterfassung bestimmten Projekten zugeordnet werden

Ohne die richtige Zeiterfassungssoftware fallen diese Aufgaben auch an, aber sie müssten manuell erledigt werden – was viel Zeit und Geld kostet.

Effizienzsteigerung für Arbeitgeber

Eine gute Personalzeiterfassung automatisiert und erleichtert für Unternehmen zahlreiche Arbeitsschritte:

• Durch ihren Arbeitszeitsaldo wissen Mitarbeiter immer, ob sie aktuell Plus- oder Minusstunden haben. Anfragen bei der Personalabteilung entfallen komplett. Auch der lästige Abgleich der Systemdaten mit den selbst geführten Listen der Mitarbeiter gehört der Vergangenheit an
• Die von Postkorb zu Postkorb wandernden (und dabei auch mal verloren gehenden) ausgedruckten Urlaubsanträge sind unnötig.
• Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wird automatisch vom Server der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) abgerufen. Damit entfallen zahlreiche manuelle Arbeitsschritte vom persönlichen oder postalischen Einreichen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch den Mitarbeiter bis zur manuellen
• Ein Export für ERP- und Buchhaltungssysteme spart Zeit bei der Gehaltsabrechnung.

Mit der richtigen Software werden Unternehmen im Personalbereich also deutlich effizienter.

Dabei geht es nicht nur darum, dass früher manuell ausgeführte Prozesse jetzt automatisiert stattfinden und damit viel Arbeitszeit sparen. Gleichzeitig werden durch digitale Schnittstellen zwischen den beteiligten Systemen und der automatischen Datenerfassung zahlreiche Fehlerquellen eliminiert. So kann Zeit für die Qualitätssicherung der Daten eingespart werden.

Bei Bedarf kann die Software zur Arbeitszeiterfassung nicht nur die reinen Zeiten erfassen, sondern auch ihre Verwendung. In vielen Betrieben muss genau festgehalten werden, wie viel Zeit für welches Kundenprojekt eingesetzt wurde.

Auch die Erfassung von Zeiten für interne Projekte, Fortbildungen und bestimmte Aufgaben kann sich lohnen, um Optimierungspotenziale aufzudecken. So kann zum Beispiel die projektbezogene Arbeitszeiterfassung dem Unternehmen helfen, die Angebotserstellung und die Ressourceneinteilung zu verbessern.

Auch bei der Einhaltung gesetzlicher Regelungen zu Arbeits- und Pausenzeiten sowie von Betriebsvereinbarungen kann eine Personalzeiterfassung unterstützen. Zum Beispiel macht die Software transparent, wenn in bestimmten Bereichen zu viele Überstunden angehäuft werden oder wenn gegen die gesetzliche Höchstarbeitszeit verstoßen wird.

Gleichzeitig ist der Arbeitgeber auch vor Missbrauch der Zeiterfassungssysteme geschützt, da Mitarbeiter sich nicht füreinander ein- und ausstempeln können, sondern selbst bei Schichtbeginn und -ende anwesend sein müssen. So kann die Arbeitszeiterfassung die Basis für ein vertrauensvolles Miteinander zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sorgen.

Kann ein Mitarbeiter mal nicht zur Arbeit erscheinen und muss eine Krankmeldung einreichen, erleichtert eine Zeiterfassungssoftware ebenfalls die Arbeit. Statt der persönlichen Einreichung werden elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) direkt vom Arzt an die Krankenkasse übermittelt. Mit der richtigen Zeiterfassungssoftware kann der Arbeitgeber die Abfrage der eAU beim GKV-Server automatisieren.

Ändern sich gesetzliche Vorgaben mit Personalbezug, können sich Unternehmen mit einer modernen Zeiterfassungssoftware darauf verlassen, dass der Softwareanbieter alle notwendigen Anpassungen pünktlich und gesetzeskonform umsetzt. Es sind keine eigenen Softwareprojekte für Updates selbst entwickelter Personaldatensysteme mehr nötig. Damit wird die Softwarelösung revisions- und prüfungssicher.

Vorteile für die Arbeitnehmer

Mitarbeiter empfinden eine transparente und korrekte Arbeitszeiterfassung schon lange nicht mehr als Überwachung. Vielmehr hilft ihnen die Zeiterfassung, besonders bei Gleitzeitmodellen, ihren aktuellen Zeitsaldo im Blick zu behalten. Die Mitarbeiter können so – im vereinbarten Rahmen – selbst über die Einteilung ihrer Arbeitszeit entscheiden. Das hilft auch bei der Vereinbarkeit von Arbeit und Familie.

Übermäßige Belastung durch Überstunden wird vermieden, die Work-Life-Balance bleibt bestehen. Ein detaillierter Leistungsnachweis hilft zudem bei Verhandlungen über Gehaltserhöhungen oder Beförderungen.

Auch Urlaubsanträge lassen sich mit der richtigen Zeiterfassungssoftware viel leichter stellen: Das eigene Urlaubskontingent lässt sich einer klaren Übersicht entnehmen und bereits genommene Urlaubstage sind konsequent verzeichnet. Außerdem können Mitarbeiter Urlaub direkt im System beantragen. Mit automatisierten Genehmigungsprozessen werden die Anträge an die zuständigen Personen versandt und der Antragsteller wird in Echtzeit über den Status des Antrags informiert. Ein derart transparenter Genehmigungsprozess dient allen Beteiligten bei der Planung und hilft beim Vermeiden von Konflikten.

Eine klare Verbesserung gegenüber der veralteten Stechuhr besteht auch darin, dass die digitale Personalzeiterfassung die Pausen automatisch einbucht. So werden Frühstücks- und Mittagspause stets erfasst, ohne dass sich jemand darum kümmern muss. Falls die Mittagspause für eine längere private Besorgung genutzt wird, sollte die Pause – praktisch im Vorbeigehen – via Chipkarte und Lesegerät erfasst werden.

Effizienzgewinne für alle Beteiligten durch Automatisierung

Ob mit oder ohne die richtige Zeiterfassungssoftware, Arbeitgeber müssen sich mit Schichtplänen, Urlaubsanträgen, der Arbeitszeiterfassung und Krankmeldungen beschäftigen. Der Unterschied liegt im Arbeitsaufwand.

Mit der richtigen Software zur Personalzeiterfassung müssen diese Aufgaben nicht manuell erledigt werden. Wer in die Automatisierung investiert, spart langfristig Zeit und Kosten. Administrative Aufgaben werden reduziert, Fehler werden vermieden und Budgets können besser kontrolliert werden. Zusätzlich senkt der geringere Bedarf an Papierdokumentation die Material- und Verwaltungskosten.

---------------------

Beitragsbild erstellt mit Bing Image Creator und Canva